“A GESTÃO E A RESPONSABILIDADE CIVIL DO ADVOGADO:DESMISTIFICANDO O FUTURO DA ADVOCACIA”

Por fim, após a análise e melhoria de processos, é realizado o processo de melhoria continua, onde se compara todo esse macro processo como um motor que primeiramente se faz necessários os preparativos pra ligá-lo, logo após, apenas darmos condições suficientes para que mantenha seu funcionamento, no caso do motor energia elétrica e reparos que possam ocorrer no meio do funcionamento, reparos esses corretivos, pois todo o macro processo vem a ser uma manutenção preventiva que realiza estudos para que estragos não ocorram.

 Em uma visão detalhada temos que o processo jurídico também não passa de um macro processo onde desde a visita de seu cliente já se iniciam os processos pra a busca do resultado favorável na sentença. Por fim, tendo nossos processos todos já marcados e em andamento temos de modo geral o nosso programa de excelência gerencial no escritório jurídico, comprovando assim a finalidade desse projeto.

Essa última etapa consiste em nada mais que a validação do nosso projeto de excelência.

“o processo de melhoria contínua, é uma eficaz ferramenta para se avaliar a gestão e implementar as ações de inovações e melhoria, o que possibilita a organização (escritório jurídico) atingir níveis de gestão mais elevados, após ciclos continuados de avaliação” (Instrução Provisória de Processo de Melhoria Contínua, p. 1-4)

 

Acreditar nos métodos e por fim ter-se o início da melhoria contínua o caminho para a excelência será percorrido de maneira simples e tranqüila, claro que nem por isso trabalhosa e detalhada.

 

“A GESTÃO E A RESPONSABILIDADE CIVIL DO ADVOGADO:DESMISTIFICANDO O FUTURO DA ADVOCACIA”

Os princípios a seguir, da análise e melhoria de processos, foram extraídos da Instrução Provisória de Analise e Melhoria de Processos do Exército Brasileiro e readaptados para a área do Direito, com enfoque no escritório jurídico:

Princípios da Análise e Melhoria de Processos:

1. Satisfação dos clientes/usuários: é normal que em um escritório jurídico seria o primeiro princípio a satisfação de seus clientes, pois se não convencermos o cliente que o processo jurídico possa ser ganho ele certamente correrá para o escritório mais próximo, claro que tudo tem seu limite, não podemos prometer o que realmente é impossível, mas perder um prazo ou cometer erros em processos são inadmissíveis. A principal exigência desse principio é a total satisfação de seus clientes, mas também do trabalhadores daquele escritório, desde  o Advogado a seu telefonista, pois pessoas felizes em seu trabalho já demonstram melhores resultados em seus afazeres.
2. Gerencia Participativa: é ideal que se leve em conta as idéias de todos os trabalhadores do escritório, criando a discussão entre as idéias surge um empenho maior dos envolvidos.
3. Desenvolvimento Humano: o sucesso de uma excelência com eficiência se vai através do conhecimento de cada um dos participantes, dependendo principalmente de suas motivações. Essas, por sua vez estão ligadas as oportunidades que elas têm em se qualificar para seu trabalho, criando assim, a responsabilidade de cada um desenvolver o máximo de sua potencialidade.
4. Constância de propósitos: “é preciso saber aonde se quer chegar e perseverar na forma como chegar”. Nem sempre os resultados na busca da excelência se revelam no inicio dos processos almejados, por isso é preciso tempo e principalmente confiar na metodologia, pois os resultados com certeza irão aparecer.
5. Melhoria Contínua: a melhoria do desempenho dos processos vem através dos estudos que periodicamente devem acontecer, tendo assim, como já foi dito, a finalização daqueles processos que já chegaram ao fim e a manutenção daqueles que por certa dificuldade não estão conseguindo alcançar seu principal objetivo. É inevitável saber aonde chegar e quando já chegou.
6. Gestão de processos: o processo antes de ter-se iniciado deve ser discutido e avaliado sua real finalidade, após isso, deve se usar o princípio da melhoria contínua para o desenvolvimento de um processo.
7. Gestão de informação e comunicação: é necessário, sempre, por mais que seja dificultoso, o atendimento ao cliente, passar-lhe as informações corretas e precisas do andamento de seu processo jurídico. O cliente quer as soluções de seus problemas e não criar mais problemas para ele, como o cansaço na busca das informações. Deve-se ter cuidado principalmente com o tato no tratamento de seus clientes, uma palavra mal colocada ou mal interpretada pode causar a perda de um cliente e com isso a má propaganda aos arredores do escritório.
8. Garantia da qualidade: é necessário passar ao cliente a qualidade do serviço que lhe é prestado, para isso o advogado deve lhe impor conhecimento na área que atua, gerando dados seguros e informações precisas, buscando para isso, muitas vezes, conhecimentos que estão alem dos seus, seja com pesquisas ou cursos específicos para tal assunto. É necessário também se ter a humildade de dizer ao seu cliente que será necessário um estudo mais abrangente para tal situação, não tentando nunca enrolar, manipular informações ou até mesmo mentir, pois a resposta sempre ira vir subjetivamente na Sentença do Juiz em um processo jurídico.
9. Busca da Excelência: na busca da excelência todos os erros no caminho desse processo devem ser evitados, porém com o erro é dada a chance da oportunidade de um novo aprendizado, principalmente ao eliminar as causas destes.

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A análise e melhoria de processos são de fundamental importância para o fortalecimento e desenvolvimento de um escritório jurídico que visa a excelência, essa metodologia e por que não dizer processo nos possibilita darmos seqüência aos trabalhos primeiramente almejados, surgindo até mesmo em uma análise a síntese de algum processo que já alcançou seu objetivo, gerando assim mais tempo para o empenho em outros processos, ou então, verificar o porquê de o processo estar parado em determinado ponto e sanar suas dificuldades, promovendo sempre uma garantia de qualidade, ou seja, o caminho da excelência.

“A implementação da analise e melhoria de processos pode gerar desconforto por introduzir um novo modelo no trato com os processos organizacionais, pois requer o empenho e a participação de efetiva dos quadros e o imprescindível envolvimento de todos. Mudar a cultura da forma de trabalhar bem como implementar novas tecnologias e equipamentos gera um natural desconforto.” (Instrução Provisória Análise e Melhoria de Processos, p. 1-1)

O principal desafio na análise e melhoria de processos é a capacitação do pessoal diretamente envolvido, para isso, e muitas vezes num escritório jurídico é o próprio advogado responsável por isso, gerando assim mais dificuldade para a implementação da excelência em seu escritório, por não sobrar tempo para se preocupar com os processos de melhoria. Com isso, torna-se ineficaz o longo caminho a ser seguido em busca da excelência, gerando no futuro perdas maiores se seguissem o que lhe foi almejado nos primeiros passos, tendo em vista o retorno para o passo anterior ou até mesmo desistir do novo desafio.

Além de muitas vantagens que a análise de processos permite é o fortalecimento do trabalho em equipe em um escritório, trabalho esse que muitas vezes gera discussões para ver qual decisão tomar, sendo assim, na busca da excelência para o seu escritório é necessário a decisão que traga benefícios para todos que ali trabalham, não podendo favorecer apenas um.

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O segundo passo pretendido após a auto-avaliação do escritório e gerar os indicadores é aplicar o método 5S, ferramenta que auxilia na implantação da qualidade, organização e otimização nas empresas.

Criado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de auxiliar na reestruturação do País, que necessitava reorganizar suas indústrias, melhorando a produção por causa da alta competitividade do pós-guerra.
O programa 5 S visa conscientizar a todos da importância da qualidade no ambiente de trabalho. É a implantação de uma nova cultura que necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados, ambientes limpos, organizados, asseio e bem estar que proporcionam condições para uma maior produtividade. (Nana – www.ideiaconsultoria.blogspot.com)

 

Uma mudança na rotina de um escritório pode gerar desconforto para todos, pois requer tempo para mudanças e principalmente treinamento para as partes interessadas, por isso esse é um dos primeiros problemas a enfrentar tratando-se de excelência. Os advogados já estão acostumados chegar a seu escritório e seguir os mesmos processos diários, não investindo no novo, nem tanto por medo, mas pra que mudar o que já esta em andamento há anos. Deve-se lembrar que para lidarmos com o computador foram horas e horas na frente dele, diversos cursos, deu trabalho, duraram horas, mas em compensação o resultado, a facilidade com que se fazem os trabalhos diários.

Tudo que facilita a nossa vida por mais que nos de trabalho para conduzir, é desejado, é assim em nossa casa. Então por que não buscar conforto no nosso ambiente de trabalho, organizado, limpo e em busca de resultados transparentes que realmente facilitam a vida e tendem a melhorar a vida de todos que ali circulam ou freqüentam. Para isso todos os processos desejados em nosso escritório devem ser frequentemente revisados, gerando novos indicadores e principalmente a certeza de que estão no caminho almejado.

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Os indicadores são essenciais quando falamos em planejamento, pois é através dele que podemos evidenciar os resultados almejados, em ações vinculadas aos resultados definidos. Toda e qualquer informação contida nos indicadores de desempenho são utilizadas para as tomadas de decisões, e principalmente para seu replanejamento.

Para que se desenvolva é necessário que o escritório jurídico implemente em sua organização física uma estratégia de melhoria, onde nosso primeiro passo é realizar uma auto-avaliação inicial, de modo a levantar suas necessidades, bem como as de seus interessados (clientes), realizando seu planejamento estratégico.

“Não se gerencia o que não se mede não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia.” (Deming)

…mas basta apenas medir?

…como as medidas orientam as ações e os processos decisórios?

Toda e qualquer organização que tenha seu foco voltado para resultados, torna-se essencial o uso de indicadores de desempenho para que seja avaliado antes de qualquer tomada de decisão. (Instrução Provisória de Sistema de Medição do Desempenho Organizacional, p. 1-1)

Não é diferente no escritório jurídico onde o advogado, por meios legais, tenta o máximo convencimento do juiz para o ganho de sua causa, tendo então seu principal foco no Resultado de um Processo.

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MAXIMIANO nos diz que, projeto é a atividade ou empreendimento dentro de um macro projeto/programa, que tem começo meio e fim programados e deve resultar num produto final singular, o qual procura resolver um problema específico. Podemos dizer que o processo jurídico trata-se de um macro projeto, pois se trata de varias pessoas (advogado, autor, sociedade) em prol de um único objetivo, para o advogado e parte o ganho do processo e para a sociedade fazer valer a lei e suas prerrogativas. Macro processo é quando varias pessoas se reúnem com objetivos comuns, mesmo tendo vidas independentes, sendo assim podemos estabelecer excelência quando se trata de projetos, consequentemente para se ter excelência em um processo é necessário primeiramente que se tenha excelência no escritório jurídico. O primeiro grande projeto para a implantação da excelência em um escritório jurídico é estabelecer como objetivo a implementação do método 5S (método que veremos a seguir), surgindo assim vários processos simples em busca de um único objetivo, não se tratando de um macro processo, pois este é apenas um processo buscando o resultado maior que é a excelência. Divide-se o processo em:

– Projetos de Inovação e Melhoria – são oriundos da auto-avaliação, saindo desta, os primeiros indicadores do escritório jurídico. (primeiro passo antes do método 5S)

 – Projetos Estratégicos – são aqueles oriundos do processo de planejamento/gestão.

“Tanto o planejamento quanto o gerenciamento são fundamentais para os projetos e os processos quanto à importância. No entanto, estatísticas revelam que, na literatura existente sobre os assuntos mencionados, o Planejamento (Elaboração) possui maior atenção no caso da realização de projetos” (Instrução Provisória Elaboração e Gerenciamento de Projetos, p. 1-1)

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Quanto aos trabalhos que se fazem sem excelência e geralmente se é preciso repetir ou então recomeçar do zero, é necessário que investamos tempo e isso para a excelência é perda de dinheiro e muitas vezes de clientes. O Gen Bda Carlos Bolívar Goellner (2006, p.1-1), diz que:

“Estudos recentes comprovam que o risco de retrabalho, ou refazer empreendimentos de qualquer natureza, é inversamente proporcional ao tempo destinado ao planejamento”

Dos estudos das situações existentes no mercado de trabalho para os Advogados é que se faz necessário um planejamento para seus escritórios, surgindo assim um diferencial entre seus competidores, procurando sanar os problemas alheios da melhor maneira possível, com agilidade, rapidez, planejamento e principalmente eficácia, buscando sempre a vitória nos processos jurídicos. Os projetos surgem das necessidades e é dessas necessidades que se busca atingir a excelência também nos escritórios jurídicos, aplicando técnicas antes utilizadas apenas em Guerras (no passado) e em áreas de administração de empresas. Então por que não aplicá-las aos escritórios jurídicos? É o medo de inovar que faz com que as novas áreas de conhecimentos não cheguem aos escritórios jurídicos, que preocupados em prazos e leis deixam de pensar numa melhor maneira de trabalho, planejada, programada e com fins especificados.

“Projeto é o oposto de rotina” (GOELLNER (2006 p.1-3).

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É necessário que além de planejamento, devamos ter uma estratégia na busca da excelência, assim diz GOELLNER (2006, p.2-1):

 

“Estratégia é um vocábulo de origem grega (estrategós), que significa a arte do General, conotação puramente militar, por que no passado, a incumbência de fazer a guerra era responsabilidade direta dos chefes militares, os generais, os homens da Estratégia.” (Manual da Escola Superior de Guerra)

 

O planejamento está voltado para o futuro, em longo prazo, pois se trata primeiro de estabelecer os planos de melhoria, logo após, traçando-se o caminho é necessário a manutenção dos mesmos, garantindo que todos no escritório estejam voltados aos mesmos objetivos, ajustando a direção da organização em respostas às novas mudanças no ambiente de trabalho, não apenas dos Advogados, mas também as pessoas que ali realizam algum tipo de trabalho visando principalmente seus clientes, principal motivo na busca da excelência.

“A estratégia é a ponte para o futuro”. (CHIAVENATO et al. 2003, p. 2-2).

Por isso é necessário na busca da excelência que os escritórios pensem no futuro, para que não sejam surpreendidos pelas novas tecnologias, ficando seus escritórios duros e difíceis de trabalho, sendo para seus clientes e funcionários.

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Começarei divulgando os aspectos abordados em meu projeto de monografia apresentado, dando a primeira idéia e justificativas de o por quê escolhi esse tema.

Num mundo globalizado, onde a era do conhecimento ocorre numa velocidade constante, o ritmo das mudanças deverá seguir a dinâmica da tecnologia, sendo necessário o surgimento de novas metodologias e ferramentas que auxiliam na busca dos resultados, visando não somente o fim, mas principalmente as ações no meio de seu curso.

Faz-se então, necessário, o desenvolvimento de novas habilidades visando minimizar os pontos fracos e suas vulnerabilidades, fortalecendo sua competitividade entre os demais escritórios jurídicos, fortalecendo os pontos já existentes. GOELLNER (2006, p.1-1) nos dá o conceito de planejar:

 “Planejar a excelência é um processo que possibilita a análise racional das ameaças e oportunidades do ambiente externo, dos pontos fortes e fracos do ambiente interno de forma a estabelecer objetivos, estratégias e ações que possibilitem o aumento do desempenho organizacional.”