A GESTÃO E A RESPONSABILIDADE CIVIL DO ADVOGADO: DESMISTIFICANDO O FUTURO DA ADVOCACIA

3.2.1 Sistemas de gestão pela internet

A Internet proporciona diversas vantagens quanto ao seu uso, proporcionando muitas facilidades para o advogado e seus clientes. A seguir serão mostrados alguns exemplos que o escritório poderá adotar em sua gestão, destacando-se sempre pela rapidez e facilidade com que as informações são expostas,uma vez que os dados dispostos no servidor de um escritório jurídico estão disponíveis 24 horas por dia, sendo a internet como meio promissor para o desenvolvimento da sua gestão.

Quanto à facilidade de busca e acesso que a internet oferece têm-se os ensinamentos de LIMA (2009):

A WEB possibilita facilidade de busca de conhecimentos para os clientes, e pode promover a disponibilização de informações úteis, inclusive sobre andamentos de processos, 24 horas por dia, pois existem programas gerenciais que disponibilizam estas comodidades.

A internet além de facilitar a busca pelo conhecimento aos clientes proporciona aos advogados a possibilidade de dispor de informações úteis do seu escritório 24 horas por dia, podendo acessar qualquer hora do dia, existindo programa gerenciais que disponibilizam estas comodidades.

A seguir serão demonstrados alguns exemplos de sites que permitem esse armazenamento de documentos, colhidos os ensinamentos de ROCHA (2009):

Documentos on line Existem vários sites que permitem o armazenamento de documentos on line, tais como: Zoho, Google Docs, slideshare, etc. Há sites que permitem colocar vídeos e apresentações em conjunto. Podes colocar nestes sites documentos de texto como doutrinas, decisões para informar clientes, etc. Use a criatividade!Prós: informação atualizada e apresentação diferenciada Contra: Sites em inglês na maioria.

Existem diversos exemplos de sites em que o advogado poderá utilizar para o armazenamento de documentos online. Neste site poderá o advogado poderá compartilhar diversas informações com seus clientes como doutrinas, decisões usando sua criatividade em geral. As maiorias destes sites ainda são em inglês, mas a atualização rápida permite ser uma ótima ferramenta.

“Você sempre terá os seus arquivos ainda que não disponha de seu PC ou se algo acontecer com ele, a qualquer momento e de qualquer lugar do mundo”. (TOLDA, 2009).

Em qualquer lugar do mundo estará disponível os documentos que estiverem armazenados na internet, podendo diversos usuários e clientes ter acesso a eles, variando o nível de acesso para cada um.

Outro exemplo muito eficaz é a automação do processo de negócio (workflow, em inglês), onde, documentos, informações e tarefas, são passadas de um participante para outro na execução de uma ação, onde para melhor compreensão são colhidos os ensinamentos de ROCHA (2009):

Workflow em tradução literal é um trabalho seguido, mas em bom português são tarefas que são automatizadas eletronicamente. Isto quer dizer que você pode fazer o seguinte: Cria um relatório qualquer e salva no sistema. Isto é simples, muitos softwares fazem. Agora, agendar para que todo dia 30 o sistema emita sozinho o relatório (isto mesmo, sem ninguém apertar nada) e este seja enviado para o seu e-mail, só os sistemas que trabalham com a idéia de workflow. Mais do que isto, num workflow se pode agendar um prazo sozinho no sistema. Cito um exemplo, toda vez que um usuário lança sentença, o sistema automaticamente gera dois prazos, um de cinco dias para embargos de declaração e outro de 15 dias para apelação. Toda vez que alguém lançar protocolada apelação, o sistema deleta o prazo, pois entendeu que ele foi cumprido.

O workflow pode ser considerado tarefas que são automatizadas eletronicamente, podendo o advogado criar um relatório e salva-lo no sistema, sendo esta, uma tarefa simples para qualquer software. Porém, com o workflow é possível agendar para que o relatório seja emitido todo o dia 30 sem que ninguém tenha que fazer nada, sendo enviado diretamente para seu email, podendo ainda se agendar prazos a cada lançamento de dados, como exemplo de ao ser lançado uma sentença gera-se automaticamente o prazo para embargos declaratórios ou apelação.

Com o uso desta ferramenta, surge a necessidade do gerenciamento de relatórios, sendo este, mais uma ferramenta importante para a gestão de sistemas de informação do escritório jurídico.

“Um relatório de atividades vai além de uma brochura institucional e tem foco em diversos assuntos que podem gerar um efeito positivo junto aos clientes atuais e potenciais”. (GONÇALVES, 2009).

Os relatórios podem ser uma ótima ferramenta de marketing do escritório jurídico, indo além dos assuntos jurídicos, gerando efeitos positivos junto aos clientes em potencial, além de garantir a fidelidade e satisfação dos clientes que já se encontram escritório.

Os relatórios dispostos na internet via web, apresentam diversas vantagens, dispostos assim por AZEVEDO (2009):

A Mensagem pode ser gravada em som original, custos significativamente menores, o conteúdo pode ser constantemente atualizado, ferramentas de busca oferecem agilidade, mais facilidade de acesso aos interessados em informações sobre a companhia.

Os relatórios online podem ser gravados com sons originais, tendo custos significativamente menores para sua elaboração, podendo o conteúdo ser diariamente atualizado, tornando-se ágil pela facilidade das ferramentas de busca para os interessados.

O sistema de informação que irá gerar relatórios é o sistema de informação gerencial, sendo este assim definido por LUPPI (2009):

Sistemas de Informação Gerenciais (SIG), é o estudo dos sistemas de informação nas empresas e na administração, dão suporte ao nível gerencial através de relatórios, processos correntes, histórico através de acessos on-line, orientados a eventos internos, apoiando o planejamento controle e decisão, dependem dos SPTs para aquisição de dados, resumindo e apresentando operações e dados básicos periodicamente.

O sistema de informação gerencial é quem irá dar suporte ao nível gerencial através dos relatórios e processos correntes através de acessos pela internet, apoiando o planejamento e o controle apresentando dados periodicamente.

A seguir serão demonstrados exemplos de ferramentas proporcionadas pela internet no mundo atual, que ao serem adotadas pelo escritório jurídico vão ser de extrema importância para a eficiência de sua gestão.

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