A GESTÃO E A RESPONSABILIDADE CIVIL DO ADVOGADO: DESMISTIFICANDO O FUTURO DA ADVOCACIA

3.1.1 Sistemas de gestão de escritórios de advocacia

Um sistema de gestão bem definido pode garantir a permanência do escritório jurídico no mundo competitivo atual. Serão abordados a seguir, sistemas que ao seres utilizados irão melhorar o desempenho e a rapidez com que os trabalhos são realizados, aumentando o nível de excelência no escritório jurídico, principal objetivo de uma gestão eficiente.

As mudanças sempre estão presentes no modelo de gestão de um escritório, assim dizendo FERREIRA, REIS e PEREIRA (1997, p. 239):

O segundo fator que está sempre presente no surgimento de teorias e modelos de gestão é a necessidade de mudanças. Seja utilizando elementos tecnológicos para revolucionar a sociedade da época, seja respondendo às transformações impostas por essa sociedade, a comunidade empresarial é foco e alvo de mudanças.

As mudanças sempre vão estar presentes no surgimento da gestão, seja utilizando elementos tecnológicos ou como resposta às transformações impostas pela sociedade, tendo sempre a comunidade empresarial como foco e alvo de mudanças.

A necessidade de uma nova gestão de relacionamento surge devido aos clientes atuais possuírem amplo conhecimento, dado pela facilidade de informação. Assim dizendo BERTOZZI (2009):

O mundo jurídico está a procura de um novo caminho, uma maneira eficaz, porém ética de adequar-se à terrível competição e escassez futura de demandas judiciais suficientes para atender a todos os advogados. O que veremos daqui por diante é uma crise ser precedentes, tal qual a que atingiu a Espanha na década de 90, na área médica, onde existe 30% de médicos ociosos, sem campo de trabalho. A verdade é que as coisas estão muito mais complexas, o conhecimento sozinho, não consegue ser responsável pelo sucesso. O direito não está mais na década 70/80. A percepção do cliente mudou e o número de advogados e sociedades jurídicas mais fortes também. E nós devemos acompanhar essa revolução. Está é uma nova era. A visão empresarial já está no mundo jurídico. Vivemos uma mudança cultural inevitável, a mutação do tecido jurídico: o que antes era crítica segue agora uma nova ordem.

Com a competição e escassez futura de demandas judiciais surge a necessidade de uma maneira ética e eficaz para os advogados manterem-se operando, evitando uma crise como já aconteceu em outras profissões. O direito está em novos tempos, cabe ao advogado acompanhar essas evoluções.  O que antes era apenas crítica no mundo jurídico hoje é requisito básico para a sobrevivência do escritório.

“Atendimento personalizado ao cliente, disponibilidade de horários para reuniões, redução de custos operacionais, acaba com a distância territorial”, são os benefícios do uso desta ferramenta trazidos por ROCHA (2009).

Outra ferramenta importante que pode ser adotada pelo escritório é o uso de redes sociais. Quanto à inovação e o uso desta ferramenta pelos escritórios jurídicos são colhidos os ensinamentos de ROCHA (2009):

Alguns advogados se perguntam o que pode ser útil estar em redes sociais, afinal a fama é da rede social ser uma espécie de diário da vida das pessoas e não agrega valor ao lado profissional. Ledo engano. Qual o princípio número zero – ou seja, vem antes do número um – do marketing jurídico permitido pela OAB? – Ter, manter, organizar e disseminar uma rede de contatos. Como chegar naquele presidente da empresa X? Ora, será que ele não estudou com aquele cabeleireiro que corta o seu cabelo? Pode ser que sim. Este tipo de realidade ocorre muito mais do que imaginamos. As redes sociais geram relacionamentos, contatos nacionais e internacionais, fazem a parte de organização destes contatos, enfim, conseguem potencializar a nossa rede de networking.

Surgem muitas duvidas aos advogados quanto a utilidade de se fazer presente nas redes sociais, pois a fama desta ferramenta é estar presente em um diário da vida das pessoas, no caso o escritório.

Outra ferramenta, uma das mais importantes, é a escolha correta de um software para sua gestão, tendo vital importância para que não se empenhe dinheiro, nem tempo em programas que não serão utilizados da maneira correta, tão pouco gerando resultados positivos para o escritório. LIMA dispõe algumas vantagens do uso de um software de gestão:

Um sistema como este consegue controlar os seguintes processos gerenciais: controle processual, agenda, financeiro e recebimento automático de publicações; auxilia o advogado desde o seu primeiro contato com o cliente e a causa que irá defender, até a emissão de relatórios e controle financeiro e serviços realizados; acompanha processos em centenas de órgãos judiciais; sistema integrado com o site do advogado. Todas estas ferramentas gerenciais vão permitir duas possibilidades extremamente vitais para o sucesso de um escritório de advocacia. Em primeiro lugar, libera o advogado de tarefas burocráticas que consomem seu tempo e suas energias e que poderiam estar direcionadas a um maior contato com seus clientes, estudo de processos, desenvolvimento de sua carreira e crescimento profissional. Em segundo lugar, permite um melhor relacionamento com os clientes, pois possibilita mantê-los informados sobre os andamentos de processos. Permite também uma interface vinte e quatro horas por dia através da internet, e inclusive maior comunicação com os mesmos através de rotineiras remessas de correspondência eletrônica. O site pode ser um canal para lançamento de novos serviços que atendam as necessidades dos clientes.

São diversas as vantagens do uso de um software de gestão, pois ele consegue controlar os processos gerenciais, agenda, financeiro e recebimento automático das publicações, auxiliando o advogado desde o inicio do atendimento ao cliente, emitindo se necessário relatório. Possui sistema integrado com diversos órgãos judiciais. Um programa de gestão libera o advogado de tarefas burocráticas, sobrando tempo para direcionar a outras atividades importantes. Além de permitir um melhor atendimento ao cliente, proporciona também melhor relacionamento, pois possibilita mantê-los informados sobre o andamento processual. Com o seu uso ligado a internet permite acesso 24 horas por dia, sendo o site do escritório um canal para lançamento de novos serviços que atendam as necessidades de sua clientela.

Um software ideal deve otimizar o tempo das equipes, devendo seu suporte ser eficiente além de oferecer segurança na criação, arquivamento e busca das informações. (ROCHA, 2009).

O software de um escritório deverá melhor o uso do tempo das equipes que a operam, deve possuir um pessoal de suporte sempre em condições de reparar eventuais danos além de garantir a segurança no envio e busca das informações.

A seguir veremos exemplos de elementos proporcionados pela tecnologia atual que poderão agilizar o trabalho rotineiro de um escritório jurídico, onde a tendência é que cada vez mais essas ferramentas sejam adotadas pelos advogados, com benefícios não somente para o escritório, mas também para a celeridade do processo jurídico.

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