A GESTÃO E A RESPONSABILIDADE CIVIL DO ADVOGADO: DESMISTIFICANDO O FUTURO DA ADVOCACIA

1.3 Exemplos práticos de gestão em escritórios de advocacia

 Os escritórios rumo a excelência devem concentrar suas atividades em ações que visam a gerenciar problemas, definindo-os e planejando metas para que sejam sanados, como por exemplo: excesso de gastos com papel e tinta de impressora, “extravio de documentos” onde cada computador possui diversos documentos do escritório, descontrole de clientes e processos.

A seguir alguns exemplos práticos de gestão que os escritórios jurídicos possam adotar. Podem ser pequenos projetos, que se bem aplicados fazem a diferença, sobressaindo este, sobre os demais escritórios jurídicos.

Com a modernidade atual, os escritórios jurídicos que adotam sistemas de gestão tornam-se mais eficazes, rápidos em respostas aos clientes, promovendo assim uma propaganda positiva, não só do escritório, mas também da pessoa profissional que é. Assim diz LIMA (2009):

 O sucesso de um escritório de advocacia depende da utilização de modernos métodos para gestão de seus negócios. Ter um plano de marketing para promover a imagem do profissional e das atividades do escritório, bem como utilizar sistemas de controles informatizados possibilitará uma enorme vantagem competitiva no mercado.

 Assim, a utilização de métodos modernos na gestão em um escritório jurídico é que vai definir seu sucesso, onde com o auxilio de um planejamento de marketing irá promover a imagem do profissional e das atividades realizada pelo escritório jurídico, utilizando sistemas de controles informatizados, possibilitando diversas vantagens sobre os demais escritórios no mercado que não utilizam métodos modernos para a gestão de seus negócios.

A seguir os primeiros exemplos de gestão, citados por SELEM (2009):

 Uma adequada implantação do Planejamento Estratégico em escritórios de advocacia deverá, dentre outros: identificar, por meio de pesquisa, a situação presente e as oportunidades abertas para que desenvolva suas habilidades e sua base de clientes, para poder responder com mais precisão às necessidades deles; determinar as áreas de mercado que oferecem maior oportunidade para desenvolvimento futuro; identificar áreas de especialização que deveria desenvolver em nível de excelência; e, identificar as forças atuais e fraquezas à luz das oportunidades de mercado detectadas e para desenvolver uma solução factível entre sócios e equipe, no intuito de transformar aspiração em ação efetiva.

As necessidades dos clientes serão respondidas com precisão com um sistema adequado de gestão, oferecendo assim um maior desenvolvimento para o futuro desenvolvendo assim um nível de excelência, onde a aspiração transforma-se em ação. Poderão ser realizadas pesquisas, demonstrando as atuais situações do escritório jurídico bem como identificar as soluções para inovações implantadas no futuro, identificando as áreas que deveriam desenvolver em níveis de excelência, identificando também as forças atuais e fraquezas à luz das oportunidades de mercado para desenvolver uma solução entre os sócios e a equipe do escritório.

ROCHA (2009) dá exemplo de gestão em um escritório jurídico, que poderá ser terceirizado, assim dizendo:

 Naquilo que não é atividade precípua da minha atividade, é mais econômico, organizacional e operacional deixar quem já faz isto fazer melhor para mim.Um exemplo prático: comodato de impressoras. Muitos relutam, mas num escritório de pequeno a médio porte, quem cuida do tonner? Quem cuida se a impressora tranca? Quem é responsável pela manutenção? Geralmente um dos sócios. Então, fazer um comodato resulta numa empresa que irá cuidar do tonner, das peças, tem prazo curto de substituição (geralmente 4 horas ou menos) e o escritório nunca fica parado por impressora.

 Algumas atividades do escritório jurídico podem ser facilmente terceirizadas, neste exemplo, o comodato de impressoras, onde não haverá pessoal envolvido com a impressora e seus problemas. O próximo exemplo será o uso de uma impressão centralizada, traduzindo assim em uma grande economia de papel e tinta, diz AUGUSTO (2009):

 Em um ambiente centralizado, a primeira vantagem notada é a melhoria tecnológica dos equipamentos, uma vez que a quantidade será reduzida, os recursos podem ser aplicados na compra de equipamentos mais avançados. Outro ponto é que a assistência técnica e tempo de resposta em caso de pane são obrigatoriamente melhorados, uma vez que cada equipamento passa a atender maior número de usuários, maior a necessidade de mantê-lo ativo e funcional.
A perda de suprimentos, bem como o custo unitário, diminuem significantemente, já que as compras são feitas em maior volume por modelo, e a rotatividade desses insumos é maior, praticamente eliminando perdas por ressecamento de cartuchos.
Em um ambiente padrão, a substituição de impressoras locais dos usuários por impressoras centralizadas, gera facilmente uma economia de cerca de 30%, apenas em custo direto, sem contar despesas de assistência técnica, alocação de mão de obra própria, etc.Há também que se falar no ponto mais delicado desse assunto: O controle dos trabalhos de impressão realizados.

Como na centralização de impressão serão reduzidos os números de equipamentos em um escritório, surge a possibilidade de comprar equipamentos mais modernos, com os mesmos recursos que seriam utilizados na compra de varias, tendo também maior agilidade na rapidez da assistência técnica, devido ao menor numero de equipamentos e também pela importância de manter ativa a impressão dos documentos. Há uma economia valiosa, pois quando se tem o equipamento ao alcance das mãos, não importará quantos trabalhos serão impressos errados para que seja consertado, sem erros de português, tendo assim, um controle de impressão no escritório.

Um exemplo de gestão que poderá ser adotada é o armazenamento de documentos em sites que disponibilizam espaços online, sendo possível o acesso a estes, em qualquer lugar no mundo com acesso a internet. Tem-se a visão de ROCHA (2009):

 Existem vários sites que permitem o armazenamento de documentos on line, tais como: Zoho, Google Docs, slideshare, etc. Basta entrar no site http://www.slideshare.com e colocar o pps no site que ele cria um link (endereço) para colocar na tua página ou Blog. Há sites que permitem colocar vídeos e apresentações em conjunto. Podes colocar nestes sites documentos de texto como doutrinas, decisões para informar clientes, etc. Prós: informação atualizada e apresentação diferenciada. Prós: informação atualizada e apresentação diferenciada. Contra: Sites em inglês na maioria.

Estão disponíveis na internet vários sites que permitem o armazenamento de documentos. Podendo ser compartilhados então, vídeos, documentos, apresentações ou até mesmo informações processuais para os clientes, tendo como vantagem principal atualização rápida das informações, porém muitos destes sites ainda são disponíveis somente em inglês. Vale lembrar que todos esses sites são de uso gratuito.

Podemos citar ainda como exemplo a preocupação de se realizar cópias de segurança de documentos dos escritórios jurídicos.

São colhidos os ensinamentos de ROCHA:

 Cópia de segurança para um escritório jurídico é fazer uma cópia das petições, decisões, jurisprudências salvas, para se houver qualquer imprevisto (furto de computadores, incêndios, maremotos, etc.) poder restabelecer ao estado quo.

Realizar cópias de segurança nada mais é que copiar todos os documentos essenciais do escritório para que se houverem imprevistos o escritório possa manter seus documentos, bem como o andamento de seu trabalho sem prejuízos de imprevistos futuros, como por exemplo, o furto de computadores, incêndios, maremotos etc.

Além da preocupação com os documentos digitais, torna-se necessário também cuidado com os documentos impressos, que cada vez mais aumentam os espaços necessários para seu armazenamento bem como cuidados especiais, assim dizendo CAVAGLIARI, LOPES e ROSÁRIO (2009):

 De tal modo a gestão de documentos se constitui num caminho seguro, ágil e eficiente para as empresas se destacarem de seus concorrentes, prevenindo principalmente que essa massa documental não se perca ao longo de sua tramitação. Isso vem fundamentando a qualidade dos serviços prestados pelos arquivos, com a melhor administração sobre as informações que produzem e recebem.

 Torna-se importante também a gestão dos documentos impressos, prevenindo que estes não se percam ao longo do trabalho, refletindo uma melhor administração do escritório jurídico e destaque entre os demais.

No próximo capítulo será apresentado um estudo sobre a responsabilidade civil do advogado e seus preceitos mediante as legislações em vigor, dando ênfase no marketing jurídico como auxiliar na gestão pretendida pelo escritório para divulgar seus serviços.

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